Die Online-Anmeldung ist das Herz von der Software ONLINE-GANZTAGSSCHULE.DE. Aktuell werden die Kurse aufgrund des Anmeldezeitpunkts belegt. 

Die Kursanmeldung mit Kurswahl und einer Alternative wird nun auch eingebunden. Diese wichtige Funktion erhält ONLINE-GANZTAGSSCHULE.DE mit der Version 3.0 zu Beginn des 3. Quartals 2018. 

Die Kursanmeldung für die Betreuung außerhalb des Schulbetriebs wird mit einer Prioritätenvergabe erweitert. Damit können die Schüler nun angeben, auf welchen Kurs ihre erste Wahl fällt und welche Kurse sie als Alternative auswählen, sollte der Kurs ihrer ersten/zweiten etc. Wahl bereits belegt sein.

Jede Schule legt dabei individuell fest, wie letztendlich entschieden wird, welcher Schüler welchen Kurs besuchen darf. Entweder erfolgt die Zuordnung der Schüler zu den Kursen über einen definierten Algorithmus, so dass das Programm die Zuordnung selbstständig übernimmt oder die Zuordnung erfolgt manuell bzw. teilweise manuell. Die Kursadministratoren können im letzten Fall die Schüler den Kursen manuell zuweisen bzw. auch nach dem Programmvorschlag die Kurszuweisung manuell korrigieren.

Die Kursleiter verwalten mit Hilfe der Software die Anwesenheit ihrer Schüler sehr leicht und übersichtlich. Hierfür verwenden sie die Angaben „anwesend“ (grün), „entschuldigt“ (gelb), „abwesend“ (rot) oder „keine Angabe“ (grau). Eine Kommentarangabe ist zudem möglich. Sind alle Kinder anwesend, dann erfolgt die Angabe mit nur einem Klick. Verschiedene Anwesenheitsansichten liefern einen schnellen Überblick wie z.B. die Anwesenheit je Schüler, die Gesamtanwesenheit oder die Anwesenheit aller Kurse.

Die Mehrfachanmeldung ermöglicht eine automatisierte und gerechte Kurszuteilung jeder einzelnen Schülerinnen und jeden einzelnen Schülers. Dabei wählen die Schülerinnen und Schüler für eine Phase mehrere Kurse aus und priorisieren diese.  Ein Algorithmus entscheidet dann, welcher Schüler welchen Kurs in einer Phase zugeteilt bekommt und sorgt damit für eine automatisierte und gerechte Zuteilung der Kurse.

Denn der Algorithmus achtet darauf, dass – soweit möglich – nicht eine Schülerin alle Kurse ihrer ersten Wahl bekommt und eine andere lediglich die Kurse ihrer zweiten bzw. dritten Wahl. Eine gleichmäßige Verteilung ist garantiert!

Trotz der Automatisierung ist die Schulverwaltung bzw. der Administrator der Software über jeden einzelnen Schritt informiert. Er erhält z.B. eine Ansicht, welcher Schüler welche Kurse mit welcher Priorität gewählt hat und welche Auswahl der Algorithmus dann getroffen hat.

Ist der Administrator mit der Kurszuteilung durch den Algorithmus zufrieden, werden die Kurse übernommen und den Schülerinnen zugeteilt. Änderungen können nach wie vor, in gewohnter Art und Weise, manuell vorgenommen werden.

Die Mehrfachanmeldung hat das Team von ONLINE-GANZTAGSSCHULE.DE auf Wunsch einiger Schulen entwickelt. Diese Funktion erleichtert eine gerechte Zuteilung der einzelnen Schüler auf die einzelnen Kurse enorm. 

Mit dem Halbjahreswechsel haben die Schüler und Eltern die Möglichkeit, ihre Kurse zu wechseln bzw. neu zu belegen. Der Schüler Tim muss zum Beispiel nicht das ganze Schuljahr häkeln, sondern kann im zweiten Halbjahr in den Fußballkurs.

Die Kursdaten werden hierfür aus dem vorhandenen Halbjahr übernommen. Zusätzlich können, ganz nach Bedarf, auch Blöcke, Kategorien oder Kursleiter mit übernommen werden (siehe hierzu: Phase kopieren). Selbstverständlich kann in diesem Zug auch das Kursangebot aktualisiert werden.

Mit dieser Funktion kann innerhalb von wenigen Minuten ein neues Halbjahr angelegt und anschließend zur Anmeldung freigeschaltet werden.

Kurse, die doch über ein ganzes Jahr laufen sollen, können im Vorfeld mit den Schülern des ersten Halbjahrs belegt werden. So haben diese den Kurs in Ihrer Online-Anmeldung bereits gebucht. Für die anderen Schüler wird der Kurs hingegen nicht mehr angezeigt.

Für Kurse, bei denen zusätzliche Kosten anfallen und die von den Eltern zu tragen sind, gibt es eine integrierte Abfrage der Kontoverbindung, um später eine Lastschrift einzuziehen.

Enthält die Kursauswahl eines Schülers einen kostenpflichtigen Kurs, werden vor dem Abspeichern die Kontodaten abgefragt. Andernfalls kann der Kurs nicht gebucht werden.

Ganz ohne Papier geht es selten. Wenn doch, dann reichen unsere Export-Tabellen im praktischen Excelformat. Andernfalls werden sie eben ausgedruckt.

Der Vorteil: Egal ob Kursleiter oder Sekretariat - alle haben stets Zugriff auf die aktuelle Liste!

Für den Admin der Ganztagsschule bedeutet dies, dass keine Kurslisten an die Kursleiter versendet werden müssen. 

Die Schüler & Eltern können die Kursbelegung nach Abschluss der Online-Anmeldung als PDF exportieren und ausdrucken. 

Auch die Kursleiter können alle Kurspläne ihrer Kursteilnehmer mit einem Klick als PDF exportieren und haben so immer den kompletten Überblick über die Kurswahl und den Tagesablauf ihrer Kursteilnehmer.

Mit dem Benutzerwechsel kann sich der Admin in die Rolle eines Schülers oder Kursleiters versetzen. 

Damit hat der Admin mit einem Klick die Sicht des Schülers oder Kursleiters. Damit kann er schnell auf Fragen reagieren und gezielt helfen.

Mit der Version 2.0 (verfügbar seit Februar 2018) ist nicht nur der Ganztagsschulbetrieb einfach und ressourcenschonend zu organisieren, sondern auch die Ferienbetreuung.

Der Anbieter eines Ferienprogramms kann dieses individuell in verschiedene Pakete wie z.B. Vormittagsbetreuung mit oder ohne Essen, Nachmittagsbetreuung oder Ganztagsbetreuung anlegen. Ort und Uhrzeit sind flexibel gestaltbar. Die Teilnehmer wählen online ihr Ferienprogramm aus und erhalten dann einen Übersichtsplan, der ausgedruckt werden kann.

Die Ferienkursleiter wiederum verfügen über eine tagesaktuelle Teilnehmerübersicht mit zentralen Informationen über jeden Schüler wie z.B. Schulklasse, Alter und Wahlpaket. Zudem können sie Änderungen kurzfristig einpflegen.

Falls es während des Ferienprogramms einzelne Tag „ohne“ Betreuung gibt (z.B. Feiertage), können diese in den Ferien angelegt werden. Die Teilnehmern bekommen diese entsprechend angezeigt.