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Schule und Sportverein meistern die Herausforderungen eines Ganztagsschulbetriebs gemeinsam – ein Praxisbeispiel
  06.11.2018

Der Ganztagsschulbetrieb bringt vielschichtige Herausforderungen mit sich: Wer übernimmt die zusätzlichen Betreuungsstunden und gewährleistet die Qualität in der Betreuung? Wie soll der komplette Verwaltungsaufwand bewältigt werden?

Eine ganz besondere Lösung für die Organisation des Ganztagsschulbetriebs hat die Albert-Schweizer Schule aus Schmiden gefunden: Das komplette Angebot sowie die Verwaltung übernimmt der örtliche Sportverein TSV Schmiden. Dieser betreute fast 20 Jahre lang den Sport-Hort der Schule. 2015 startete dann der Ganztagsschulbetrieb an der Albert-Schweitzer Schule mit einem flexiblen Wahlmodell.

Aufwendige Erstellung der Übersichten und Listen

Die größte Herausforderung zu Beginn des Ganztagsschulbetriebs an der ASS stellte die Erstellung eines Stundenplans mit der Zuteilung der Schüler in die einzelnen Kurse dar. Die rund 120 Kinder gaben ihren Wunschzettel für ihre Kurswahl in Papierform ab. Auf einer langen Tafel entwickelten vier Mitarbeiter des TSV Schmiden mit Hilfe von Magnetnamensschildern den Stundenplan und teilten jeden Schüler dem entsprechenden Angebot zu. Waren die Kurse voll oder der Schüler für den gewählten Kurs gar nicht für die Betreuung angemeldet, wurde wieder umverteilt. Am Ende bildete ein Übersichtsplan das Ganztagsangebot an der Tafel ab, einen Stundenplan für jeden Schüler und die Eltern gab es jedoch nicht. Vielmehr lernten die Schüler im Laufe der ersten Wochen ihren Kursplan durch die Kontrolle der Kursleiter auswendig.

Entwicklung der Software ONLINE-GANZTAGSSCHULE.DE

Die zeitaufwändige, umständliche und völlig unübersichtliche Erstellung der Übersichten und Listen macht schnell deutlich, dass für die Organisation und Verwaltung des Ganztagsschulbetriebs eine Software notwendig ist, die sich an dem Bedarf einer Ganztagsschule orientiert. Diese entwickelte die Firma Tricept aus Fellbach. Ein Jahr später kam die Software ONLINE-GANZTAGSSCHULE.DE mit vollem Erfolg zu Einsatz: Die Schule baut ihr Ganztagsangebot individuell über eine intuitiv bedienbare Oberfläche und Menüführung auf. Die gesamte Verwaltung des Kursangebots erfolgt online. Dadurch verringert sich der Zeit- und Arbeitsaufwand der Schule erheblich. Das mühsame manuelle Erstellen von Excel-Tabellen hat ein Ende. „Was früher fünf Mitarbeiter gebunden hat, macht jetzt ein Admin. Die komplette Verwaltung erfolgt nun digital, was zu gefühlt 200 Stunden weniger Papierkrieg führt und einem Kursbetrieb, der inhaltlich vier Wochen früher starten kann“, berichtet Andreas Perazzo, Verantwortlicher vom TSV Schmiden für den Ganztagsschulbetrieb.

Die Onlineanmeldung – einfach, schnell und sicher

Eine Onlineanmeldung ermöglicht es Eltern und Schülern sich einfach, schnell und sicher für das entsprechende Kursprogramm zu entscheiden. „Die Onlineanmeldung ist das Herzstück der Software, erklärt Markus Bechert, Produktmanager, Tricept. „Mit der Hilfe Online-anmeldung erfasst die Software auch alle erforderlichen Daten der Schüler unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen“, sagt Bechert. Auch die Eltern sind von der Onlineanmeldung begeistert: „Mein Sohn und ich haben die Anmeldung zusammen online ausgefüllt und es hat richtig Spaß gemacht, weil es so einfach war“, schildert eine Mutter.

Kursleiter sind immer auf dem neuesten Stand

Verständliche, klare Übersichten, ein direkter, tagesaktueller Zugriff von Schulleitung, Sekretariat und Übungsleitern sowie die Möglichkeit, Änderungen schnell und kurzfristig umzusetzen, stellen alle Beteiligten sehr zufrieden. Die Kursleiter erhalten den Status der Anmeldungen und verfügen über eine tagesaktuelle Anmeldeliste. „Früher habe ich jede Woche eine neue, geänderte Teilnehmerliste per E-Mail bekommen. Jetzt schau ich in die Anwendung rein und ziehe sie mir, wenn ich sie brauche“, erklärt Kursleiter Felix Hug vom TSV Schmiden. Auch die Anwesenheitslisten sind jetzt einfach und digital zu führen.

Schüler wählen zwischen vielfaltigem Angebot

Ein Markenzeichen der Betreuung an der ASS ist die Angebotsvielfalt. „Neben den grundsätzlichen Aufgaben wie Frühbetreuung, Spätbetreuung, Essensbegleitung, Begleitung zum Lernband, legen wir großen Wert auf ein abwechslungsreiches AG-Angebot“, erklärt Perazzo. „Als Sportverein haben wir natürlich Interesse daran, Kinder für Bewegungsangebote zu motivieren. Unsere Angebote gehen aber weit über dies hinaus.“ Neben unzähligen Kreativangeboten wie Filzen oder dem Malatelier können die Schüler auch spezielle Angebote wie Schach, Kochen und Backen, Zirkus, Entspannung, Kreative Schreiben oder Englisch nutzen. „Wichtig ist uns, dass die Kinder diese Vielfalt auch in der Breite nutzen“, sagt Perazzo. Die Schule ist mit dem Ganztagsschulbetrieb durch den TSV Schmiden sehr zufrieden: „Für uns als Schule stellt der Ganztagsschulbetrieb durch den TSV Schmiden eine enorme Erleichterung dar“, erklärte die damalige Rektorin Czischek.

Der Erfolg geht weiter

Innerhalb von zwei Jahren stieg der Anteil der Ganztagsschüler an der Albert-Schweitzer Schule um 33 Prozent. Aufgrund des hohen Zuspruchs und des damit einhergehenden Raummangels, musste bereits angebaut werden.
Auch die IT-Firma Tricept entwickelt die Software ONLINE-GANZTAGSSCHULE.DE kontinuierlich weiter. Im ersten Quartal 2018 erhielt die Anwendung gleich zwei neue Erweiterungen: das Ferienprogramm und die Anwesenheitsliste. Eine Erweiterung der Kursanmeldung mit einer Prioritätenvergabe soll noch zum Schuljahr 2018/19 folgen. 



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Tatjana Hagener

Referentin Kommunikation, Marketing & Sales

 

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